Přišel leden a spolu s ním nové projekty, cíle a možná taky dlooouhééé seznamy úkolů. Prostě přehlcená mysl. A to nesnáším! Za ty roky jsem zjistila, že klasicky psaný to-do list mi na klidu moc nepřidá. Ten seznam je totiž mnohdy nekonečný a já ani nevím, na co se vrhnout dřív. Jsem paralyzovaná! ✖ Naštěstí jsem ale přišla na to, jak s úkoly naložit, všechno naházela do své oblíbené appky a vytvořila něco i pro vás! Pojďte se teď se mnou přiučit digitální organizaci a zařídit si takový malý NEBE V HLAVĚ ☁️.

Tento článek je určen každému, jehož to-do list občas přetéká a je delší než nejdelší. Pro toho, kdo má rád ve věcech pořádek anebo pracuje na více projektech najednou. Pro toho, kdo si rád odděluje pracovní život od toho osobního a nerad jen tak stojí na místě. A pro každého, kdo potřebuje digitální organizaci jako sůl.

Už před časem jsem začala zkoumat různé metody organizace úkolů, až mě to přirozeně dovedlo k metodě GTD “Getting Things Done” od amerického kouče jménem David Allen. Inspirovala jsem se jeho návodem a vše si časem přizpůsobila (a vlastně i trochu zjednodušila) pro vlastní potřeby. Svůj osobní systém bych tu teď s vámi chtěla ve zkratce sdílet. A co víc? Mám pro vás i na míru sestavený nástroj v podobě FREE Notion šablony!

Mám ale takový malý velký přání. Chci, abychom my všichni dokázali pracovat natolik efektivně, že zbývající čas věnujeme tomu, co je nám nejdražší. Tady je potřeba zmínit, že David nám sice ukazuje nástroje pro maximální efektivitu, nicméně už zapomíná dodat, že pro většinu lidí znamená větší efektivita v práci jednoduše to, že pracují pořád víc. A ještě víc. A nakonec nejvíc! Ale to za mě není ta cesta.

Chtěla bych odložit tu všeobecnou busyness (zaneprázdněnost) a radši hromadně trénovala hlubokou práci, bytí v přítomnosti s dětma nebo třeba schopnost úplně vypnout a nedělat lautr NIC. Soustředit se na to důležitý v našich životech a pak taky se umět nesoustředit vůbec na nic (a meditovat). Každý nástroj tedy berte vždy s rezervou, klidně se do něj ponořte s velkou vervou, ale pak se zas vynořte a sledujte, jestli vás ten proud unáší vaším správným směrem, ju?

VE ZKRATCE O METODĚ

David říká, že lidský mozek prostě není určený k tomu, aby si všechno pamatoval, připomínal a my se z toho nezbláznili. Jde o všechny ty úkoly, připomínky, poznámky, schůzky, doktory, nápady, povinnosti a jiné závazky. Měli bychom si tedy vytvořit něco jako SKLAD našeho mozku, který bude sloužit jako taková připomínka. Méně se pak budete zaobírat tím, CO bychom vlastně měli dělat a více se SOUSTŘEDÍME na daný úkol, který má největší prioritu. Konec Wikipedie. 💬 Teď ta praktická část.

Třídění záležitostí (pracovních i soukromých) podle metody GTD probíhá vždy stejně a sestává se z těchto kroků:

1. SESBÍREJ → 2. ZPRACUJ → 3. ZORGANIZUJ → 4. ZHODNOŤ → 5. UDĚLEJ

Já si samozřejmě upravila vše pro podle sebe a tady máte můj postup:

1. SESBÍREJ

Nejdřív je třeba vše dostat “z našeho mozku” na nějaké sběrné místo, do tzv. schránky (papír, poznámkový blok, aplikace v PC, Notion, …). Jinými slovy: SEPIŠ TO.

2. ZPRACUJ

V tuto chvíli možná sami vidíte, že některé úkoly jsou velmi snadné a jiné vyžadují větší přemýšlení nebo jsou součástí většího celku.

Podle Allana platí pravidlo, že pokud je úkol zvládnutelný do pár minut (mluvíme třeba o 2 až 5 minutách), provedeme ho OKAMŽITĚ a ve schránce již nezůstává. Já osobně postupuji tak, že tyto jednoduché úkoly si sepíšu bokem (třeba na papír) a po splnění hned odškrtávám. Většinou se na ně vrhnu hned po skončení organizace ↓.

Dále vycházíme z toho, že náš mozek nedokáže najednou udělat celý velký úkol nebo projekt, ale potřebuje se vždy soustředit na jednotlivé kroky. Větší úkoly (= projekty) tedy rozepíšeme na dílčí kroky.

3. ZORGANIZUJ

Teď si všechny ty projekty a jednotlivé kroky pojďme zorganizovat. Jinými slovy, budeme dílčím úkolům přiřazovat určité VLASTNOSTI. Zaměřte se nejprve na to, jaké řazení je pro vaši organizovanost přirozené a zkuste začít s málem. Vlastnosti mohou být např. deadline, důležitost nebo jakého projektu se daný úkol týká.

Organizace může probíhat klidně papírovou formou, kdy každý větší projekt má svou vlastní složku a dílčí úkoly si zapisujeme do diáře. (Pro ty, koho už poškrtaný to-do listy a stokrát přepisovaný položky v diáři přestávají bavit, tu mám i digitální postup v Notion, viz dále.)

4. ZHODNOŤ

Nyní je důležité svůj systém pravidelně kontrolovat a projekty udržovat v chodu. Zkuste si stanovit jednoduchou rutinu, kterou budete dodržovat. Třeba věnovat tomu každé ráno 5 až 10 minut. Tuto rutinu můžete testovat a postupně přizpůsobovat vlastním potřebám.

Mě osobně se nejvíc osvědčilo plánovat si pracovní týden na konci toho předchozího. Během pátečního odpoledne si projdu své seznamy úkolů i projekty (včetně osobních) a rozplánuju si úkoly na další týden. Každé ráno tak mám před sebou jen to, co je opravdu třeba a snáz se soustředím.

5. UDĚLEJ

Tady není nad čím moc debatovat, že? Prostě danou věc uděláme, odklikneme a je to! Nebo ne?

Tak hele. Už je to nějakej ten pátek (hodně pátků), co vím, že pokud není energie, nemá cenu se do ČEHOKOLIV pouštět. A už mě to tolikrát zachránilo! Pokud totiž nejdřív dobiju svý baterky, zabere mi každej úkol asi tak o milion míň času. Tak na to příště taky myslete.

Protože občas to samozřejmě není vůbec jednoduchý. Únava, nedostatek energie nebo času, přítomnost dětí nebo prostě prokrastinace z nedostatku motivace. Jsem máma tří dětí, která v podstatě už několik let nespala celou noc v kuse. Takže se svou energií zacházím velmi opatrně. A vy byste měli taky!

DIGITÁLNÍ ORGANIZACE V APLIKACI NOTION

Existují různé aplikace a pomůcky, které vám s organizací úkolů mohou pomoct: Trello, Todoist, Evernote nebo moje milovaná aplikace Notion, která umí v podstatě všechno, na co si vzpomenu. Díky ní si postupně buduju takový svůj osobní digitální svět. (V budoucnu určitě chystám nějaké články pro práci v této aplikaci, nicméně pro začátek vám bude stačit třeba toto youtube video v angličtině).

Tato aplikace umí kromě obyčejného psaného textu vytvářet taky klasické odklikávací to-do listy nebo sofistikovanější tabulky zvané DATABÁZE (více o databázích tady). A právě s to-do listy a databázemi pracuju v Notion úplně nejčastěji.

Jednoduché to-do listy jsou ideální právě pro ty malé úkoly zvládnutelné do 5 minut nebo pro jednoduché poznámky a připomínky, na které nechceme zapomenout. Do databází pak zaznamenávám PROJEKTY a ÚKOLY, které jsou součástí nějakého většího projektu a potřebuju k nim mít více informací, poznámek nebo vlastností.

Na počátku všeho tedy stojí TO-TO LIST a dvě interaktivní tabulky = ZDROJOVÉ DATABÁZE. Jedna je určena pro PROJEKTY a druhá pro ÚKOLY. Do databáze s úkoly si můžete zaznamenat všechny úkoly, co se vám honí hlavou a pomocí tagů a dalších nástrojů si je organizujete a přiřazujete jim potřebné vlastnosti.

Těmito vlastnostmi může být např.:

— PRIORITA (úkol hoří 🔥 a je třeba se na něj vrhnout nejdřív)
— KONTEXT (jaké oblasti se úkol týká, podnikání, klienti, osobní, …)
— DEADLINE (dokdy je třeba ho udělat).

A co víc? Každý úkol může být napojen právě i na tu druhou databázi s PROJEKTY a vy tak u každého projektu vidíte jeho progres i dílčí kroky. A to vůbec není všechno! Každý úkol můžete někomu zadat, tj. označíte osobu, kterou jste do svého Notion účtu pozvali. Na každý úkol může být navázána nějaká URL adresa, můžete k němu přiložit různé dokumenty, můžete vytvořit políčko pro splnění úkolu a můžete taky pomocí filtrů vytvořit archiv těchto splněných úkolů. Wow! A ty možnosti samozřejmě nekončí. 🌞

Z těchto zdrojových databází pak můžete vytvářet různé náhledy, které pomocí filtrů zobrazí vždy jen to, co je třeba. Můžete se tak soustředit jen na to, co má prioritu nebo vidět úkoly rozmístěné v kalendáři, sledovat progres projektů aj.

A tím to fakt nekončí! Každý úkol i každý projekt taky funguje jako samostatná stránka, do které si můžete psát, ukládat a zaznamenávat prostě cokoliv a může jich být do sebe vnořených prostě nekonečně mnoho. Uf. Pecka. Cítím se přehlceně, ale nadšeně a teď fakt nevím, co mám dělat dřív, Aňo.

Nuže. Já vím, že už se vám z toho zatočila hlava, je jasný, že abyste to pochopili, musíte to VIDĚT. Vytvořila jsem pro vás zdarma Notion šablonu, ve které si to všechno můžete vyzkoušet a osahat. Pomocí tohoto odkazu se můžete ZDARMA zaregistrovat do aplikace Notion. A tady pak najdete zmíněnou šablonu, kterou si prosím nejdřív duplikujte no svého Notion a poté editujte dle libosti.

A víte co? Vůbec nevadí, když si nový věci neosvojíte hned. Naopak! Oťukávejte si to, sledujte se a postupně si vše doladíte pro vlastní potřeby, věřte mi! Já osobně jsem si tuto metodu a její použití v Notion oblíbila hlavně proto, že je jednoduchá a na organizaci složitá tak akorát. A fakt dodává ten potřebný KLID!

(Pozn.: Možná tuto metodu nebudete používat pořád, ale jen tehdy, když máte pocit jak se na vás všechno valí a jste přehlcení.) A pokud doteď fakt jako vůbec netušíte, která bije, mrkněte se znovu na zmíněný youtube videa (první a druhé) a postupně se do toho taky dostanete.

---